Toelichting op het Privacy Statement

In deze toelichting op het Privacy Statement van Schaakclub Messemaker 1847 wordt uiteengezet welke persoonsgegevens worden bewaard en hoe hiermee wordt omgegaan ten behoeve van het goed functioneren van Messemaker 1847 als schaakclub. 

Welke persoonsgegevens worden bewaard?

Ten behoeve van de ledenadministratie worden van ieder lid, zowel senior- als jeugdlid) de volgende gegevens opgeslagen en bewaard:

  • naam, voornaam en voorletters;
  • adres, postcode en woonplaats;
  • e-mailadres (voor jeugdleden het adres van de ouders/verzorgers);
  • telefoonnummer(s);
  • geboortedatum;
  • geslachtsaanduiding;
  • datum van aanvang lidmaatschap;
  • KNSB relatienummer;
  • functies binnen de verenigingen, gecertificeerde bekwaamheden op schaakgebied, lidmaatschap van verdienste e.d.

Deze gegevens worden door de secretaris, eventueel de ledenadministrateur, beheerd en gearchiveerd. De overige bestuursleden ontvangen regelmatig de ledenlijsten met bovenstaande gegevens. Het ledenarchief wordt voor onbepaalde tijd bewaard.

Wie krijgt welke persoonsgegevens ter inzage?

Ten behoeve van het functioneren van de regionale schaakbond en de landelijke schaakbond worden de bovengenoemde persoonsgegevens aan deze bonden doorgegeven, met uitzondering van het e-mailadres van de ouders/verzorgers van de jeugdleden.

Alle teamleiders van de externe competities krijgen de beschikking over de volgende gegevens van alle seniorleden en van de jeugdleden die meespelen in deze competities:

  • naam, voornaam en voorletters;
  • adres, postcode en woonplaats;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer(s);
  • KNSB relatienummer.

De teamleiders mogen deze gegevens alleen gebruiken ten dienste van de wedstrijden in de externe competities.

Als het bestuur wordt benaderd door iemand van buiten de vereniging of de regionale bond met de vraag om persoonsgegevens van een lid of oud-lid, worden deze gegevens uitsluitend verstrekt met toestemming van de betrokkene dan wel dat het betrokken lid gevraagd zal worden om zelf contact op te nemen met de vraagsteller.

Beeldmateriaal

Gedurende verenigingsactiviteiten kunnen ten behoeve van promotiedoeleinden foto’s of videobeelden worden gemaakt, b.v. bij prijsuitreikingen, ledenvergaderingen, toernooien en dergelijke. Deze beelden worden doorgaans op de website geplaatst en na enige tijd daarvan verwijderd. Leden of ouders/verzorgers van jeugdleden die hiertegen bezwaar hebben, dienen dit op het aanmeldingsformulier dan wel het formulier voor de privacyverklaring aan te geven. Foto’s van bestuursleden zullen ten behoeve van hun herkenbaarheid op de website geplaatst worden en blijven tot hun aftreden. Dit geldt ook voor de jeugdleiders tenzij zij bij het bestuur hiertegen bezwaar maken.